E-mail is erg handig. Maar als je te veel binnen krijgt, kom je amper aan je werk toe. Of het leidt je in ieder geval meer af dan je zou willen. Een ander probleem dat je kunt hebben, is dat je sommige e-mails te lang in je mailbox laat staan. Terwijl je eigenlijk zou moeten reageren, of er iets anders mee zou moeten doen.
Ben jij zo iemand? Dan heeft Merlin Mann, oprichter van persoonlijk productiviteit site
43 folders, een oplossing. Geïnspireerd op het Getting things done (GTD) principe, dat ik al
eerder aanhaalde, heeft hij een manier uitgewerkt om ervoor te zorgen dat je je mailbox weer onder controle krijgt. Hij heeft hierover een presentatie gegeven bij Google, welke te zien is in het filmpje aan het eind van dit artikel.
Een aantal dingen die in het filmpje worden aangehaald zijn:
- Je tijd en aandacht zijn waardevol, besteed ze niet aan onzinnige e-mail dingen.
- Zegt je inbox eigenlijk wel iets over wat jij belangrijk vindt?
- Technologie kan meestal je probleem amper oplossen, zorg er eerst voor dat duidelijk is waar jouw prioriteiten liggen (ook bij je omgeving) en bedenk dan een systeem.
- Het is beter ervoor te zorgen dat irrelevante dingen niet in je inbox komen, in plaats van het daarna te verwijderen.
- Check niet alleen je e-mail, verwerk het altijd. Dit betekent niet persé dat je er op antwoord, maar dat je er wel een actie aan koppelt. Mann noemt vijf typen actie:
- delete (dan wel archive)
- delegeer
- antwoord
- stel uit (zet het bijvoorbeeld in een andere folder, want je hebt het al gelezen)
- doe (hetgeen in de e-mail stond)
- Gebruik een archief folder zodat je inbox alleen voor nu relevante mail is (verdelen in subfolders is vaak niet nodig, omdat je toch kunt zoeken).
- Zet je mail alert uit en check op gezette tijden (als je type werk dit toelaat).
Meer informatie hierover kun je vinden op het
Inbox zero gedeelte van de 43 folders website.
